Eesmärkide saavutamise teekond – miks kõhutunne alati ei aita?

29.06.2021 - 07:05

Meie ümber on tohutus koguses andmeid. Kuidas neid vabaühenduse töös ära kasutada, kirjutab Sille Sepp Andmekooli algatusest, mis tegeleb andmepädevuse ja digitaalse kirjaoskuse edendamisega Eestis.

Eestis kogutakse tohutult andmeid, mida me kardame ega oska kasutada. Riik kogub ja toodab andmeid, teadlased talletavad andmeid, kodanikualgatuse korras kogutakse andmeid. Vähem pingutatakse selle nimel, et kord juba kogutud andmeid laialdaselt kasutada, veel vähem avalikku kasutusse paisata.

Samal ajal pingutab “teises Eesti otsas” grupp inimesi, et oma tegevuses edu saavutada. Kas neil on selleks piisavalt informatsiooni ja kas nad oskavad seda kasutada? Mida see üldse andmete kontekstis tähendab?

Vastata võib mitmeti. Osalt võib andmekirjaoskus tähendada vaid tehnilist vaadet andmetega töötada – osata neid koguda, analüüsida, hoiustada ning turvata. Teisalt tuuakse esile ka nn “pehmemat” ning loomingulisemat vaadet – andmepädev töötamine tähendab paremat probleemide lahendamist, kriitilise mõtlemise kasutamist, tõendite kasutamist otsuste langetamisel ning eesmärkide seadmisel.

Eesti andmemaastikul on meie usaldusväärseimaks teejuhiks Statistikaamet, kogudes, analüüsides ning jagades tohutult väärtuslikke andmeid ning informatsiooni Eestis toimuva kohta. Nende populaarseks kujunenud Tõetamm aitab jälgida, kuidas riigil ette võetud eesmärkide saavutamisega läheb. Uute teadmiste aluseks olevad andmed on sealjuures lihtsasti lahtivõetavad ning taaskasutatavad juhtimislaudade kaudu.

Andmete oskuslik kasutamine hõlmab endas viite põhikompetentsi: 

  1. andmete leidmine; 
  2. lugemine (sh andmete ja informatsiooni kriitiline tõlgendamine), 
  3. töötlemine, 
  4. analüüsimine 
  5. argumenteerimine. 

Kõik need oskused on tänapäeva maailmas vajalikud, et suuta teha paremaid otsuseid, tõsta läbipaistvuse ja tõenduspõhisuse kaudu oma organisatsiooni usaldusväärsust ning luua oma tegevusega positiivset mõju.

Lähme aga konkreetseks – mida tähendab andmepõhine töö vabaühendustele? 

Allikas: https://www.gapingvoid.com/semiotic-management-systems/

Andmepõhisus tekitab usaldusväärsust ning viib paremini sihile

Kui peaksid sattuma Sotsiaalsete Ettevõtete Võrgustiku kodulehele, siis ilmselt märkad kohe mitmeid infokilde – SEV-i liikmete arv, mõjule orienteeritud partnerite arv ja nii edasi. Sotsiaalses ettevõtluses on organisatsiooni mõju ilmestav infomatsioon vundamendiks, sest lisaks edukale majandusmudelile on sotsiaalsete ettevõtete (ning loodetavasti ka mistahes muu ettevõtmise) keskmes tegevuse kaudu loodav mõju. Andmed aitavad seda paremini hinnata, mõõta ning tõendada. 

Andmete analüüsimise kaudu saab ka oma tööd tõhustada. “Me töötame Changemakersi meeskonnas igapäevaselt selle nimel, et osata sotsiaalset ettevõtlust noorte seas paremini populariseerida. Näiteks saime varasemate postituste statistikat uurides aru, et Instagramis levib meie sõnum 15-24 aastaste seas paremini kui Facebookis,” ütleb SEVi projektijuht Erkki Kubber. Samuti soovitab Erkki kasutada andmeid, et oma turundussõnumitele juurde tuua sügavust ning tõendeid. “Selmet öelda “populaarne programm”, võiksid lisada, et “eelmine kord kandideeris programmi ligi 200 noort””. Usaldusväärsuse hoidmiseks oleks siinkohal muidugi hea tuua välja ka andmete allikas, et kahtlejad saaksid väite vajadusel järgi kontrollida.

Lisaks mõju põhjendamisele on oluline osata seda ka lihtsas keeles edastada. Numbrilised, eriti visuaalselt edastatud andmed on lihtne, samas võimas vahend. Andmete visuaalne esitamine aitab haarata kodulehele maanduja pilku ning esitada kogutud informatsiooni lühidalt ning mõjusalt. Rakendusi andmepõhiseks sõnumite edastamiseks on suur hulk – alustades lihtsatest Excelis loodud graafikutest või Infogramis loodud infograafikutest kuni interaktiivsete Power BI või Tableau andmevisualisatsioonideni.

Väärtus tekib ainult siis kui tööriistu kasutada

Igapäevaste tööprotsesside sujuvamaks ning efektiivsemaks muutmiseks kasutatakse andmepõhiseid tööriistu ka Rohetiigris. Rohkete koostööpartnerite ja vabatahtlike võrgustikuna vajab Rohetiiger head tarkvara, milles kogu vajalik informatsioon töötajate, klientide, partnerite ja vabatahtlike kohta kokku koguda ning millega töö käigus tehtud tegevusi kirjeldada. Eks aja ka kalendermärkmik ning kontaktiraamat ühe töötaja jaoks päeva lõikes asja ära, aga töö efektiivsuse tõstmiseks oleks mõistlik sama informatsiooni talletada vaid ühes kohas, mida saaksid seejärel kasutada organisatsiooni töötajad eri paigus.

Kaimai Kuldkepp on Rohetiigris vabatahtlike koordinaatori rollis saanud tuge kliendisuhete haldustarkvaralt (Customer Relations Management  – CRM) Pipedrive. Rohetiigri tegevusvaldkonnad on üsna mitmekesised, mistõttu on vaja väga erinäoliseid meeskonnaliikmeid ja vabatahtlikke. CRMi kasutamine on aidanud hoida tegevuste läbipaistvust ja selgust. Samuti pole info vaid ühe meeskonnaliikme peas, vaid on arusaadavalt kättesaadav kõigile. “On olnud situatsioone, mil meeskonnaliige on otsinud ise andmebaasist välja konkreetse vabatahtliku profiili ning kontakteerunud minuga vaid selleks, et aitaksin tolle inimese talle appi kutsuda. See on nii äge, et kõigile mõistetav andmete raamistik on ees, mis teeb info leidmise lihtsaks,” ütleb Kaimai.

Mitmete tegevusliinide korraga töös hoidmine ja koordineerimine nõuab tohutult süsteemset ning täpset tööd.

CRMi kasutamine on teinud selle mitte ainult lihtsamaks, vaid annab ka lisaväärtuse, kuvades selgelt olulisi kokkuleppeid, inimeste eelistusi ja muud personaalset infot. Inimeste ning organisatsioonide kohta käivate andmete kättesaadavus, märksõnade järgi filtreerimine ja hästi üles ehitatud haldussüsteem võimaldavad hoida igapäevase suhtluse tõhusamana ning personaalsemana. 

“Süsteemne andmehaldus algab ühise tööriista laialdasest kasutamisest, andmehaldusega seotud küsimuste lahendamine tuleb alles teisejärgulisena,” ütleb Erkki Vedder, kes on aidanud Rohetiigri meeskonna tööprotsesse sujuvamaks kujundada. “Organisatsioonis tegutsevatel inimestel peab tekkima arusaamine, et nende panusest andmetega töötamisesse, info kogumisse ning kasutamisse tekib uus väärtus.” Loomulikult on oluline ka andmete kvaliteet – see, kuidas need on süsteemi sisestatud, kui arusaadavalt on need esitatud, millised võimalused on neid analüüsida – kuid kui on tahtmine, siis saab ka neid teadmisi ja oskusi järjepanu edasi arendada. 

Mis on sinu eesmärk?

Küsimus ei olegi nii väga andmetes ja erinevates tööriistades, vaid selles, mis on sinu tegevuse eesmärk ning kuidas seda kõige paremini saavutada. Andmed on vaid vahendiks, mida analüüsides on võimalik paremini mõista ümbritsevat keskkonda, hinnata ning mõjutada selles toimuvaid tegevusi ning otsustada, kuidas jõuaksid kõige paremini oma eesmärgini. Olgu selleks siis oma sõnumi efektiivsem edastamine, kasumi või mõju suurendamine teenuste kvaliteedi tõstmise kaudu või kõige mõnusama teekonna leidmine järgmiseks korraks, kui tööle asud. Mõtle, milliseid andmeid sa selleks vajad, kust sul oleks võimalik neid saada ning kuidas neid analüüsiksid. Ning kui jääd ise hätta, siis ära karda küsida nõu.