Jaanus Vihand: siseaudit ja sisekontroll, hoidke pea selge!

ESAÜ kommunikatsioonijuht
13.07.2021 - 13:45

Siseaudiitorite ühingu rahvusvahelise aastakonverentsi 2021 esimesel päeval sukeldusime südikalt tulevikku. Meie ees rullusid ekspertide ja praktikute juhtimisel lahti Eesti tulevikustsenaariumid aastani 2035. Konverentsipäeva kolmas sessioon kandis president Lennart Merilt laenatud kuulsa tsitaadiga peakirja: „Olukord on sitt, kuid see on meie tuleviku väetis.“

Intrigeeriva nimega sessioonis võttis juhtohjad Jaanus Vihand, Parim Juht 2019, ettekandega teemal "Tasakaal".

Eesti Parim Juht 2019 alustas oma ettekannet tõsielulise looga, mis oli juhtunud äsja napp viis päeva tagasi, kui ta oli oma väikese sõpruskonnaga teel Hiiumaale kalale. Enne praamiga ülesõitu, nagu ikka, kontrollis sadamatöötaja autoseltskonna pileteid.

Reisijate piletitega oli kõik klaar, aga sadamatöötajale ei meeldinud järelhaagisele soetatud pilet, mis maksis 8 euri, õige aga pidavat olema 10 eurine pilet. Vihandi selgitas konverentsirahvale, aga ka muidugi sadamatöötajale, et sellise pileti soovitas osta iroonilisel kombel just piletimüügisüsteem, kui järelhaagise number piletisüsteemi oli sisestatud. Ehk süsteem andis ette just sellise valiku.

Mis ikka - autoseltkond oli valmis vajaliku lisaraha maksma ja õige pileti ostma ning oli ka veel aega praami väljumiseni. Aga. Nii lihtsalt see paraku ei läinud. Sadamatöötaja-kontrolli teostaja otsustas autoseltskonnale vale pileti ostmise eest trahvi teha - kokku 60 euri. Selleks tuli autost väljuda ja minna sadamahoonesse trahvi vormistama. Asi lõppes aga sellega, et oma praamile reisiseltskond ei jõudnudki ning neil tuli trahvikviitung pihus oodata poolteist tundi uut praami.

"Mis on siis kontrollide ülesanne ja kuidas edaspidi selliseid olukordi lahendada", küsib Vihandi ning samal ajal kuvab ekraanile slaidi siseauditi kirjeldusega, mille ta võttis siseaudiitorite ühingu kodulehelt:

Siseaudiitoritel on lai vaade organisatsiooni toimimisele ja mitmekesine kompetentside portfell, et aidata juhtidel tuvastada riske ettevõtte kultuuri, valitsemise, juhtimissüsteemide, protsesside, kvaliteedi, ressursside, õiguste jm sellisega seoses. Siseaudiitor hindab ettevõttes sisse seatud kontrollimeetmeid veendumaks, et vara ja info säilimine tagatakse ning ressursse kasutatakse säästlikult.

Kõik on kena, nendib Vihandi, kui on selle teksti rahvale ette lugenud. Aga on üks eriline element selles kirjelduses, mis päriselus jääb kahetsusväärselt tahaplaanile mis iganes kontrollidel, kuid millega ka siseaudiitorid peaksid hoopis enam arvestama. See on - ettevõtte kultuur.

Teate seda kuulsat ütlust "Kultuur sööb strateegiaid hommikueineks"?

Ettevõtted ilma õige kultuurita ei ole pikas perspektiivis jätkusuutlikud, ütleb Vihandi. Võidakse hüüda uhkeid loosungeid, aga kui sel pole sisu, on see ka kõik: avalikus sektoris muutuvad sellised asutused ebaefektiivseteks ja erasektoris langevad kultuurita ettevõtted lihtsalt konkurentsist välja.

Kultuur on see kuldne kuulike, mis hoiab ettevõttes kõiki teisi osi koos ja tasakaalustab tervikut.

Kogenud tippjuhi Jaanus Vihandi juhtimisprintsiibid: asjade lihtsana hoidmine (KISS - keep it simple stupid) ja fookuse hoidmine.

balance-leighprather-adobe.jpgVihandi selgitab, et iga täiendav keerukus ettevõttes loob uusi võimalusi asjadel vussi minna, räägitakse üksteisest mööda, asjad ei saa tehtud jne. Keerukusi ja reegleid aina juurde lisades, riske juhtides ja süstematiseerides on olemas ka reaalne risk muutuda ise bürokraatlikuks koormaks või professionaalseks kretiiniks. Suured ettevõtted on keerulised nii ehk nii ning tasakaalustamist on vaja väga einevatel viisidel ja juhtimistasanditel.

Sisekontroll ja siseaudit - hoidke pea selge!

Kontrollifunktsiooni teostajatel, sh siseaudiitoritel, soovitab Vihand hoida pea selge, sest kõigesse sellesse, millega need inimesed tegelevad, on oht ise ära uppuda ja ka teisi kaasa tõmmata. Vihand nendib, et siseaudiitorid arvavad, et nad justkui päästavad ettevõtet aina uusi kontrolle, detaile ja reegleid lisades, meelde tuletades, taga ajades.

Aga mõelge ka korra nii, et mis siis tegelikult juhtub, kui ma seda või teist kontrolli või reeglit ei nõua või jätan liigse bürokraatia kõrvale. Kas juhtub tegelikult midagi või lähevad asjad hoopis paremaks? Mõtle, kas sinu töö on vahend või eesmärk? Kas auditi tegemine ja vigade otsimine on asi iseendas või saab ka kuidagi teisiti - paremini ja tulemuslikumalt?

Vihandi kinnitab oa kogemusele viidates, et ka siseauditi ja sisekontrolli tegevusel on see oht, et organisatsioon on lõpuks niivõrd üle turvatud, et see mitte ei arene vaid taandareneb. Riskid on loomulik osa elust, ka ettevõtte elust ning ühte ning teist pidi on hea, kui need juhtuvad, sest selliselt toimib organisatsioon loomulikult, ta õpib ja areneb. 

Vihandi soovitab oma väidete kinnituseks võtta katseks tekstiga paber ja vaadata seda eemalt. Ja siis järgmisena panna see endale vastu nina ning vaadata, kas sa suudad lugeda, mis sinna on kirjutatud. Seega, jätkab ta, kui sa ühe asjaga aina ja aina tegeled, siis sa näedki ainult seda ja muus osas muutud pimedaks. Aga sa peaksid astuma sammu tagasi ja vaatama suuremat pilti selguse saamiseks, soovitab Parim Juht 2019.

Kolm kaitseliini & saad seda, mida mõõdad

Kolme kaitseliini mudel on kahtlemata oluline lähenemine juhtimises, aga sa saad ikkagi just seda, mida mõõdad. Samas on see mudel pea igas ettevõttes tegelikult olemas, ilma kolme kaitseliini mudelit teadlikult kasutamata või rakendamata. Selles mudelis on printsiibid ja arusaamad, mis on juhtimises loomulikud, milleta juhtimist koos oma funktsioonidega põhimõtteliselt olla ei saa.

Nemo vir est qui mundum non reddat meliorem - mis inimene see on, kes maailma paremaks ei muuda

Vihandi soovitus siseaudiitoritele: ärge otsige viise, et elu keerulisemaks ja raskemaks muuta. Otsige võimalusi, et see organisatsioon "lendaks võimalikult kõrgelt ja kaugele" ning võimalikult hästi edeneks ja areneks. Siseaudit võiks olla nagu vibu, mis tõmbab ettevõtte korra vinna ja siis lennutab kõrgusesse.