Kirjutamisoskus ja 100 häda sellega

Tõlkis Mare Timian
24.06.2021 - 15:02

Mike Jacka on töötanud siseaudiitorina ligi 30 aastat Farmers Insurance Groupis. Ta on auditi, nõustamis- ja koolitusteenuste ettevõtte (FPACTS) kaasasutaja ja loovjuht. Mike peab omanimelist blogi, kus ta oma pikaaegsele siseaudiitori kogemusele tuginedes mõtestab tänaseid arenguid ja sündmusi läbi siseauditi kutseala prisma.

"See tsitaat siin pole küll sõnasõnaline, kuid on üsna lähedane sellele, mida ma kuulsin" alustab oma seekordset artiklit Mike Jacka.

"Mis toimub nende lastega? Nad lõpetavad kooli ja nad ei oska kirjutada, nad ei suuda kokku panna sidusat mõtet. Ma ei tea, mida neile seal koolis õpetatakse, kuid sellel pole küll mingit pistmist kirjutamisega".

Ja nüüd arvake ära, kus ma seda ütlemist kuulsin. Hästi, tegelikult on veelgi parem, kui te ei ütlegi mulle, kus olete seda kuulnud, mitu korda olete seda varem kuulnud ja kas olete ise midagi sarnast öelnud või mitte. Sellised laused nagu "need uued töötajad ei suuda kirjutada", "nende aruandeid on võimatu lugeda", "nende aruandeid tuleb ikka ja jälle ümber kirjutada" ja "isegi nende tööpaberid on arusaamatud "on fraasid, mida me kõik oleme tegelikult kuulnud, oleme ise öelnud või on neid lauseid isegi meile endale öeldud.

Aga läheme tagasi minu tsiteeritud mõtte juurde! See pole midagi, mida mina ütlesin, mida ütles minu juht või juhendaja, kelle heaks ma töötasin või mida ütles minu klient, kes vaatas mustandit või midagi, mida ma kuulsin kelleltki ärimaailmast. Ei. Ma kuulsin seda 1972. aastal ja seda ütles minu keskkooli inglise keele õpetaja, viidates lastele, kes tulid keskkooli.

Keegi meist - ükskõik kui varakult, hiilgavalt või imeliselt me ​​ennast mäletame - ei ole saanud koolist kirjutamise spetsiaalset väljaõpet, mis vastaks äri- ja siseauditivaldkonna vajadustele ning stiilile.

Sa küsid, et miks ma tõstatan siin sellise küsimuse? Seepärast, et miks me eeldame, et kui inimene on just lõpetanud kõrgkooli või ta tuleb tööle siseaudiitoriks muust valdkonnast - tal auditi väline taust või isegi kui tal on siseauditi taust, et ta suudab siis kohe kirjutada ka aruandeid, tööpabereid ja kasvõi e-kirju just sellise ülesehituse ja stiiliga nagu seda siseaudiitoritelt oodatakse?

Nad oskavad tegelikult kirjutada, aga nad lihtsalt ei tea, kuidas kirjutada nii, nagu teie soovite, sest te pole neile öelnud, kuidas soovite, et nad kirjutaksid.

Kujutame ette ühte stsenaariumit. On uue töötaja esimene tööpäev. Olete temaga uues töökohas esimese tutvumisringi teinud. Olete tutvustanud talle tema uusi kolleege, näidanud töökeskkonda ja oluliste ruumide asukohta, olete läbi teinud erinevad organisatsioonilised rituaalid jne. Ja nüüd on tal aeg asuda uurima siseauditi metsikut ja veidrat maailma.

Mõtle nüüd, kui palju on sinu uue kolleegi koolitusplaanis kirjutamisega seotud väljaõpet?

Ja mitte ainult seda, kuidas auditi aruannet koostatakse - taustinfo, töö eesmärgid, ulatus ja nii edasi, vaid laiemalt kontseptsioonid selle kohta, mida siseauditi üksused ühelt auditi protsessilt, sh aruande kirjutamiselt tegelikult ootavad. Ja kui palju sellisest väljaõppest saab ta vahetult tööd tehes ja milline osa on koolitustel. Esimese puhul pannakse avalikult välja kõik ta kirjutamise vead, eksimused ja valesti tehtud sammud. Vean kihla, et esimest "koolituse moodust" praktiseeritakse kõvasti enam kui teist. Kas ma eksin?

Pange töötaja koolitusplaani kõik kirjutamisega seotud koolitused: auditi aruanded, tööpaberid, e-kirjad ja muud tööks vajalikud kirjatööd.

Siin on minu ettepanek teile. Alates esimesest päevast lisage töötaja koolitusplaani kõik aruannete, tööpaberite ja muude tööks vajalike tekstide kirjutamisega seotud koolitused. Koolitage uusi töötajaid, kuidas kirjutada siseaudiitorina: milline on sobiv stiil ja lähenemisviisis, mida oodatakse igalt teie osakonna siseaudiitorilt. Tegelikult võtke koolitusplaani kõik siseaudiitori töö osad - testimine, intervjuud, dokumentatsioon, riskihindamine jne - ja laske uutel töötajatel neid kasutada kirjutamise harjutamiseks, kasutades kõiki neid võimalusi, et panna rajada tugev vundament heale kirjutamisoskusele.

Kellegi väljaõpetamiseks õpetamiseks peadte teadma oma üksuse kirjutamisstiili ja lähenemisviise

Ja sellele kõigele lisaks veel üks mõte. Selleks, et kedagi tegelikult oma stiili ja lähenemisviisi järgi treenida, peate te teadma oma stiili ja lähenemisviise. Ja see võib olla hoopis uus ​​probleem. Kui te seda ei tea, on kahjuks kõik, mida teete uute töötajatega, aja raiskamine.

Muidugi on mul lihtne rääkida istudes siin oma kiiktoolis ja neid näiliselt lihtsaid lahendusi välja pakkuda. Aga ma tean, et pärismaailm pole kunagi nii lihtne ega ka nii keeruline, kui me teistele seda soovitame. Kuid see kõik on minu melest vajalik ja mõistlik.

Seetõttu tahaksin ma su mõtetest teada. Kas ma olen hull ja sellise lähenemise jaoks pole tegelikult aega? Kas see on midagi, mida olete juba proovinud ja see ebaõnnestus täiesti? Või on teil nendes teemades ka edu olnud? Palun jagage seda kõike ka minuga.