Kontroll, vabadus ja usaldus

Tõlkis Mare Timian
26.09.2021 - 14:00

Mike Jacka on töötanud siseaudiitorina ligi 30 aastat Farmers Insurance Groupis. Ta on auditi, nõustamis- ja koolitusteenuste ettevõtte (FPACTS) kaasasutaja ja loovjuht. Mike peab omanimelist blogi, kus ta oma pikaaegsele siseaudiitori kogemusele tuginedes mõtestab tänaseid arenguid ja sündmusi läbi siseauditi kutseala prisma.

Lubage, ma räägin teile ühe loo!

Juhtisin 2000ndatel aastatel Colo osariigis Phoenixis ja Colorado Springsis põllumajandustootjate kindlustusosakondi. Otsustasin nende kahe üksuse 8 audiitorit kokku viia 2-päevasel minikonverentsil. Kohtusime Durangos, teel Colo poole.

Kõik läks paremini, kui oleksin osanud üldse loota. See oli suurepärane meeskonnatöö kogemus, võimaldades kahel hästi töötanud meeskonnal üksteist tundma õppida ja saada ühtseks üksuseks. Kahe päeva jooksul pidi igaüks neist esitluse tegema, et jagada teistega oma teadmisi. See suhtlemine aitas mul näha siseaudiitoreid teises olukorras, sain kinnitust oma mõningatele mõtetele, tuvastasin probleeme ja leidsin ka paar varjatud kalliskivi. Ja õhtuti saime kogeda Edela-Colorado elu ja ilu. Kõigile oli see väga tore aeg.

See oli sündmus, millest selles grupis ka hiljem väga sageli räägiti.

Ja samal aastal, auditijuhtkonnaga peetud hilisemal kohtumisel, väljendas meeskond oma tunnet, et see on üks parimaid kogemusi, mis neil siseaudiitoritena üldse kunagi olnud on.

Nad selgitasid, et see ei olnud vaid seetõttu, et nad said suurepärase reisi, vaid sel põhjusel, mida nad õppisid meeskonna, auditeerimise ja siseauditi osakonna rolli kohta ettevõttes.

Kas ma juba mainisin, et ma tegin seda kõike ilma ametlike kinnituste, allkirjade ja volitusteta sellist üritust korraldada?

Kas see on lugu võimalustest? Või on see lugu vastuvõetava käitumise piiride kahtluse alla seadmisest? Kas see on hoiatav lugu juhist? Või kas see üldse sobibki blogipostituseks, sest ma pole kindel, kuidas kõige paremini alustada?

Noh, ausalt öeldes on see seda kõike.

Tahan jätkata aruteluga teemal, kuidas vabadust saab kasutada kontrollimiseks ja kuidas siseaudiitorite vabaduste piiramine kontrolli nimel mõjutab negatiivselt meie tõhusust ja edusamme oma kutsealal. Ja ülaltoodud lugu annab selleks aruteluks väga hea ja huvitava tausta.

Minu eelmise nädala postitus "Living in the Shadow of Fear" algas zen-meistri Shunryu Suzuki tsitaadiga: "Kui anda oma lambale või lehmale suur avar heinamaa, on võimalus teda kontrollida". Arutasin selles loos siseaudiitorite hirmu teemal teha vigu ja kuidas see paneb meid oma tööd mikrojuhtima. Kasutades Suzuki metafoori, tulenevad meie hirmud sellest, et me mitte ainult ei piira ruumi "heinamaal", vaid seome ka audiitorid selle heinamaa metafoorse vaiaga.

Kuid kui me lubame endal lõpetada mikrojuhtimine (või vähemalt ülehaldamine ja lõputu ülevaatamine - mis võib olla sama), on meil suurem vabadus ja me peame sellest rääkima.

Eelmises blogipostituses, püüdes määratleda, kui palju vabadust audiitoritele lubatakse, esitasin nimekirja „Kas teie audiitoritel on lubatud…” Esimene osa keskendus mikrojuhtimise küsimustele. Kuid teises osas vaatlesin laiemaid vabadusi: võimalus uurida uusi auditeerimistehnikaid, kasutada uusi tööriistu või äkitselt isegi võtta ette uusi projekte ilma väga selge põhjuseta, välja arvatud need, mis tunduvad väga hea mõttena.

Et saada aimu, kuhu võite sattuda endale vabadust lubades, vaatame ühte reaalset näidet.

Protsesside automatiseerimine (RPA) on igati ajakohane teema. Sellega on seotud kodanikarendaja (citizen developer) mõiste - iga osakonna töötajad (meie puhul siseaudiitorid), kes töötavad välja programme ilma IT-üksuse sisendita või sekkumiseta. Selles kontseptsioonis on palju muudki, kuid sellest piisab, et teid sellest arutelust läbi juhtida. Pange tähele, et lisainfo saamine selle teema kohta väärib teie aega!

Siin on kolm stsenaariumit. Ja kõigi kolme stsenaariumi puhul oletame, et siseaudiitoril on projekti elluviimiseks olemas vajalikud oskused.

Stsenaarium nr 1: Üks teie siseaudiitoritest tuleb teie juurde ja ütleb: "Ma kuulen pidevalt protsesside automatiseerimisest (RPA) ja ma tahaksin selle kohta rohkem teada saada, sealhulgas selle võimalikku rakendamist meie üksuses? Kas mul on aega seda uurida?"

Aeg, mida audiitor vajab, võib mõjutada olemasoleva auditikava elluviimist.

Stsenaarium nr 2: Üks teie siseaudiitoritest tuleb teie juurde ja ütleb: "Olen kuulnud RPA -st ja uurinud natuke. Tegelikult olen ka natuke programmeerinud ja arvan, et saaksin seda meie üksuses ka kasutada. Kas mul on aega, et uurida arendusprogramme, mida võiks meie üksuses kasutada? "

Siseaudiitor on seda uurimistööd teinud tööl, pigistades selle auditiprojektide vahele. Aeg, mida audiitor vajab, mõjutab kindlasti auditikava elluviimist.

Stsenaarium nr 3: Üks teie siseaudiitoritest tuleb teie juurde ja ütleb: "Olen RPAst palju kuulnud ja hakanud juba ka programmeerima. Tegelikult olen välja töötanud mõned programmid, mida saaksime kasutada oma siseauditites. Tahaksin alustada nende kasutamist ja otsida ka muid võimalusi."

Veel üks kord läheb auditikava löögi alla. Lisaks on teil nüüd ka teadmine, miks selle siseaudiitori hiljutises töös on olnud viivitusi. (Mitte midagi kahjulikku, kuid ajakava on nihkunud). Lisaks on raske öelda, kuidas nende programmide rakendamine olemasolevat auditikava võib veelgi mõjutada. Lõppkokkuvõttes peaks see uus algatus töö tõhusust suurendama, kuid lühiajaliselt võib esineda viivitusi ja isegi loobumisi plaanitud töödest.

Kuidas reageerite igale stsenaariumile?

Võtke kokku auditijuhid ja arutage koos neid stsenaariumeid. Laual on palju küsimusi ja kui see oleks osa seminarist, siis jätaksin vähemalt ühe tunni aruteludeks. Aga ma lähen ühe konkreetse punkti juurde.

Alustuseks, kui tunnete hirmu mõne sellise stsenaariumi pärast, kui näete, et siseaudiitorid astuvad oma kastidest välja ja võtavad vabadusi, mida ei tohiks võtta. Või isegi kui arvate: "Noh, need on toredad ideed, aga me kõik peame enne edasiste meetmete võtmist rääkima, kas see on meie üksusele õige suund," siis on teil probleem. Võib üsna kindlalt väita, et loovus ja uuenduslikkus on teie üksuses purustatud enne, kui nad isegi ilmavalgust näevad. Hoiatus. Suure tõenäosusega on teie osakond stagneerunud ja võiksite hakata välja saatma töökuulutusi.

Aga lähme edasi.

Need kolm stsenaariumit kujutavad endast üha suuremat vabadust, mis võib auditiosakondades eksisteerida. Esimeses näeme audiitorit, kes on valmis uusi asju uurima. Audiitor nr 1 soovib aga enne edasiliikumist veenduda, et kõik on korras. Kas on hea, et audiitor küsis luba edasi liikumiseks? Võib olla. Mul on hea meel, et see inimene on valmis uurima, kuid…

Võrrelge seda teise inimesega, kes on astunud samme uue õppimiseks. See on hea asi. Millised võimalused võisid teil aga kaduda, kui esmalt ei küsitud selle uurimistöö tegemiseks lisaaega? Oleks olnud parem, kui audiitor nr 2 oleks varem küsinud ja talle oleks antud aeg projektiga kiiremini edasi minna.

Ja siis on audiitor nr 3. Ma arvan, et see lähenemine ei meeldinud paljudele teist. Siiski, kas see on tingimata halb? Audiitori põnevus ja uudishimu on ajendanud seda inimest uurima uusi valdkondi ja jõudma lahendusteni. See audiitor ilmselt tunneb, et tal on vabadus edasi liikuda, jälgides mistahes auhinda, mis tema arvates on väärtuslik.

Ühelegi neist stsenaariumidest pole õiget vastust. Kuid teie reaktsioon räägib palju vabadusest, mille te oma üksuse töötajatele annate. Ja siseaudiitorina räägivad teie ootused juhtidelt saadud reaktsioonide kohta inimestest, kelle heaks te töötate.

Kuid siin on ka väga väärtuslik osa. Mida varem annate inimestele vabaduse uurida, seda kiiremini annavad nad selle usalduse koos tulemustega ka tagasi. Kui ma esimest korda siseauditisse tulin, oli mul õnn töötada juhtide heaks, kes lubasid mulle palju vabadust. Jah, mind koolitati, kuid mind ei sunnitud minema kindlale rajale. Ja ma usun, et see lähenemine oli osa põhjusest, miks ma olin valmis oma karjääri jooksul uurima uut ja kasutama uusi võimalusi.

Ja see toob meid tagasi Durangosse.

Olgem ausad. Kui ma seda seminari tookord korraldasin ja läbi viisin, ületasin oma volituste piire. Läksin nö lubatud heinamaast kaugemale. Ja alles palju aastaid hiljem, rääkides oma tollase asepresidendiga, sain teada, et võisin olla rohkem hädas kui siis teadsin. Pange tähele, et see ei olnud üksikjuhtum ja meil on täna millest rääkida ja kogemusi vahetada.

Aga ma arvan, et mul oli õnne ja ma pääsesin halvimast. Mul läks õnneks selle ettevõtmisega ja varem oli see õnnestunud ka teiste ettevõtmistega. Meie siseauditi valdkonna juhile meeldis öelda, et minu kaastöötaja ja mina olime "loomingulised, kuid ohtlikud". Kandsime seda märki uhkelt, sest see näitas, et meid usaldatakse uurima, ja meid usaldati seda tegema viisil, mis ei kahjustanud ei meie osakonda ega ettevõtet.

Kui palju on teie töötajaskonnas loovaid inimesi? Kui palju on teil ohtlikke inimesi? Või kas te üldse teategi vastust, sest olete püüdnud ohtu (ja vaikimisi loomingulisust) kontrollida, hoides oma töötajaid nö tarastatud niidul, mis peaks olema väiksem?

Ja kas teate, kui palju häid inimesi te olete kaotanud, sest see "tarastatud heinamaa" oli liiga väike? Ja jällegi, kas teate isegi vastust sellele viimasele küsimusele, sest te ei lase neil kunagi rohkem teha kui toituda pisikesel heinamaal, mille te neile lubasite?

Alustasin eelmise nädala blogipostitust sellega, et vihjasin, et räägin juhtimisest. Ja kui räägite mikrojuhtimisest, siis see ta ongi. Kuid see kõik on tegelikult seotud juhtimisega. Head juhid panevad paika tuleviku ja lubavad siis neil, kellega nad koos töötavad, selle visiooni saavutada. Ja head juhid teavad, et see saab juhtuda ainult siis, kui nad usaldavad meeskonnale suure avara heinamaa.

Ja veel üks asi. Kui te pole Durangos käinud, planeerige oma reis juba täna. Te ei pea pettuma.