Richard Chambers, IIA president ja tegevjuht, avaldas taaskord ühe oma populaarsematest postitustest, mis on siseaudiitoritele asjakohane ka täna. Artikkel ilmus esimest korda 21.10.2011.
Ma ei unusta kunagi oma inglise keele õpetaja ütlust: „Ei loe see mida sa ütled, vaid kuidas sa ütled“. Ilmselgelt ta liialdas, kuid selles mõttes on iva. See, kuidas me ütleme välja asju, võib anda väga erineva tulemuse. Hästi kirjutatud auditi aruanne võib kutsuda tegutsema, halvasti kirjutatud aruanne annab tulemuseks ebapiisava tegevuse auditeeritava poolt või üldse mitte mingisugust tulemust. Mõnel juhul võib kehvasti kirjutatud aruanne lõhkuda tööalased suhted ja kahjustada siseaudiitori mainet. Väikesed asjad võivad tähendada palju, väike muudatus sõnastuses võib muuta hoiakut ja seda, kuidas meie soovitust auditi aruandes vastu võetakse.
Hiljuti koostasin endale nimekirja sõnadest ja väljenditest, mida me siseaudiitoritena ei tohiks auditiaruannetes kasutada. Seejärel küsisin samas küsimuses arvamust mitmetelt siseaudiitorite üksustelt ja ka oma sõbralt, Sally Cutlerilt, kes on tunnustatud siseauditi aruande kirjutamise konsultant. Olen neile kõgile saadud abi ja tagasiside eest väga tänulik.
Mõned nende soovitused on väärt, et neid üle korrata ja siin on minu uus „Top 10“ asjadest, mida siseaudiitorid ei tohiks kasutada oma auditiaruannetes.
1. Ära ütle „Juhtkond võiks kaaluda......“
Auditi aruanded peaksid pakkuma häid soovitusi erinevate tegevuste jaoks. Kui meie soovitus on ainult „kaaluda midagi...“, siis on ka meie üleskutse parendustegevustele hägusa iseloomuga. Ükski siseaudiitor ei soovi saada juhtkonnalt vastust, mis kõlab „Hea küll, me kaalume seda“.
2. Ära kasuta tunnetuslikke fraase
Meil on sageli ahvatlus kasutada selliseid fraase nagu „see näib“, „meile tundub“ või „see paistab olevat“. Võib tunduda ohutum mitte minna konkreetseks, kuid kui teil on palju selliseid väljendeid ühes lauses, siis võib juhtuda, et te ei tugine kindlatele faktidele. Auditi aruande lugejad peavad teadma, et nad saavad tugineda teie faktidele. Eespool viidatud väljendite kasutamine võib tekitada tunde, et meie antud soovitus lähtub kellegi eelarvamustest mitte ei põhine faktidel.
3. Kasuta võimendavaid omadussõnu säästlikult
Rõhutavad sõnad nagu „selgelt“, „eriliselt“, „hästi“, „väga“ võivad näida vastandina nõrkust ja ebaselgust väljendavatele sõnadele. Tegelikult on need sõnad aga nii üldised, et võivad omakorda segadust tekitada. Võimendavad omadussõnad tekitavad paratamatult järgmised küsimused: märkimisväärne võrreldes millega?, selgelt vastav – millistele tingimustele?
Kui te kasutate põhjendamatult võimendavaid omadussõnu, siis võivad sama aruande lugejad saada väga erineva arusaama: numbrid nagu 23% või 3 miljardit räägivad selget keelt, aga mida tähendab väljend „väga suur“ või „väga vähe“ või „eriliselt nõrk“?
4. Probleem on harva üldine
Hea on olla konkreetne, kuid tuleks olla tähelepanelik sõnadega „kõik“, „miski“, „mitte kunagi“, „alati“. „Alati“ ja „mitte kunagi“ on sõnad, mis innustavad lugejat otsima erandeid selle asemel, et analüüsida probleemi sisu. Õigem on öelda, et sa testisid 10 tehingut ja need ei leidnud kinnitust, kui öelda, et tehingud ei toimunud kunagi.
5. Ära otsi süüdlasi
Siseauditi aruande eesmärk on kaasa tuua positiivsed muutused, mitte tuvastada süüd. Meie siseaudiitoritena suudame „müüa“ oma aruannet paremini, kui kasutame neutraalset mitte ründavat tooni. Eesmärk on leida probleemi algpõhjus, mitte süüdi olev osapool. Kasulik on viidata auditi aruandes, kes on osapool, kes peaks soovituse ellu viima, mitte kirjutama „see on Fredi süü“.
6. Ära ütle „Juhtkond tegi vea“
Siseaudiitori tekst stiilis „juhtkond ei suutnud rakendada piisavaid kontrolle“ võib häirida neid, kellelt me ootame samme parandusettepanekute teostamiseks. Kirjeldades lihtsalt olukorda ja vältides rõhutamast süüd sõnaga „viga“, on suurem tõenäosus, et parandusettepanekud viiakse ellu ja saavutatakse head suhted juhtkonnaga ka järgmisel korral, kui siseaudit hakkab sama valdkonda auditeerima.
7. „Auditeeritav“ on iganenud väljend
Paar aastat tagasi nimetati neid, keda auditeeriti, auditeeritavateks. Paljud siseauditi asjatundjad usuvad nüüdseks, et sellel väljendil on negatiivne varjund ja seda kasutatakse nende puhul, kes on teinud midagi, mille puhul on vaja auditeerida. Siseaudit on muutunud enam koostööks, kus väljendid „auditi klient“ või „auditi kasutaja“ viitavad sellele, et me teeme koostööd juhtkonnaga, mitte ei ole neist kõrgemal asuv organ.
8. Väldi asjatut tehnilist kõnepruuki
Iga eriala vajab teatud tehnilist kõnepruuki, kuid mida rohkem saame siseaudiitoritena hoiduda auditi kõnepruugist, seda enam saame olla kindlad, et meie sõnum siseaudiitoritena jõuab kohale. Kui kasutate ühel auditi aruande leheküljel rohkesti väljendeid nagu „ülekannete kontroll“, „kihtvaliku metoodika“ või „asünkroonne ülekanne“, siis ärge imestage, kui mõned teie aruande lugejad ei loe seda lõpuni.
9. Ärge haarake kõiki loorbereid endale
Siseaudiitoritel on ahvatlus kasutada aruandes väljendeid „sisaudit leidis“ või „me leidsime“. Ettevõtte juhtkond tunneb aga sellest, et võtsite endale kogu au asjade avastamise eest, mis ei olnud tegelikult üldse peidetud või varjatud. See kukub välja viisil, nagu lükkaksite nad bussist välja ja seejärel tagurdaksite neist veel üle ka.
10. Kui see kõlab "muljetavaldavalt", siis tuleb see ilmselt uuesti kirjutada
Siseaudiitorite töö eesmärk on selles, et aruande lugejad mõistaksid auditi soovitusi ja viiksid need ellu. Eesmärk ei ole avaldada muljet ülespuhutud sõnade ja fraasidega. Hoidumine siseauditi erialasest kõnepruugist on selle juures asja algus. Püüa näiteks asendada „...poolt“ fraasiga „..... abil“, „praegu“ „käesoleval ajal“ ja „nii“ fraasiga „nii kui......“.
Mulle meeldib testida. Kui intelligentne keskmine õpilane ei saa sinu auditi aruande tekstist aru, siis on see asjatult keeruline ja vajab lihtsustamist. Vaata näiteks alljärgnevat lõiku ühest auditi aruandest, kus märgitakse, et mõned väiksed asjad vajavad lisamist.
„Eelnevalt nimetatud kontode kontrolli käigus hindas siseauditi meeskond väheoluliste objektide kumulatiivset mõju ning tuginedes nendele eeldustele hindas, kas need mõjud elliminieerivad üksteist või pigem mõjuvad vastupidi, mis lõpptulemusena annab kumulatiivse efekti samas suunas ja seega kajastub kogutud materjalis.“
Kuidas tundus?!