Hiljutine LinkedIni küsitlus andis huvitava ülevaate siseauditi projektide tegelikest ressurssidest ja kuludest. Kyle McMullani läbi viidud küsitlus uuris: "Milline peaks teie arvates olema "keskmise" auditi eelarve, et tagada kindlus peamiste riskide osas?"
Rohkem kui 200 vastaja tulemused näitasid, et tüüpiline siseaudit nõuab märkimisväärset personaliressurssi:
Kuni 300 tundi: 15% töödest
300-750 tundi: 42% töödest
750-1500 tundi: 35% töödest
1500-3000+ tundi: 8% töödest
Nagu kõik LinkedIn`i küsitlused, polnud seegi teaduslik, kuid minu sisetunne ütleb, et tulemused ei ole kaugel tegelikkusest, kui räägime tüüpilisest siseauditi projektist.
Kindlasti ei saa väikesed auditimeeskonnad (vähem kui 5 töötajat) kulutada keskmisele projektile 1000+ tundi. Samuti pole tõenäoline, et suured üksused (20+ töötajat) kulutavad keskmiselt alla 300 tunni projekti kohta. Küsitluse tulemuste kaalutud keskmine viitab, et pole ebatavaline, kui siseauditi projekt nõuab üle 800 töötunni.
Liiga pikalt kestvad siseauditi projektid
Olen juhtinud varasemalt korduvalt tähelepanu liiga pikalt kestvate siseauditi projektide tagajärgede eest. Samuti olen hoiatanud oluliste riskide märkamata jätmise ohu eest, kuna kulutame liiga palju aega valedele asjadele. Kuid ma pole uurinud teemat, millest laialdaselt ei räägita ja mis on paljudes organisatsioonides hästi hoitud saladus: siseauditi projekti tegelik (rahaline) kulu.
Hakkasin esimest korda projekti kulude üle mõtlema peaaegu 30 aastat tagasi, kui juhtisin USA armee siseauditi funktsiooni. Sel ajal oli meil üle 300 kontori üle maailma ja paljud neist olid tugeva ressursisurve all. Nende huvirühmad olid väga kriitilised tajutava ebaefektiivsuse ja siseauditist saadava vähese väärtuse osas.
Toona tõhustasime õigeaegsust, keskendusime tegelikele riskidele ja panustasime sellesse, et meie huvirühmade rahuolu näitajad oleksid kõrgemad. Kirjeldasin meie teekonda üksikasjalikult oma esimeses raamatus "Lessons Learned on the Audit Trail".
Uurisin põhjalikult auditi protsesse, metoodikaid ja õigeaegsust
Veetsin sel teekonnal palju aega auditi protsesse, metoodikaid ja õigeaegsust uurides. Mul oli palju andmeid käepärast ja ühel päeval otsustasin arvutada keskmise siseauditi tegeliku maksumuse. See oli alguses lihtne ülesanne. Võtsin lihtsalt meie organisatsiooni kogueelarve ja jagasin selle eelmisel aastal lõpetatud projektide arvuga.
Tulemused võtsid mul hinge kinni
Projekti keskmine maksumus oli üle 600 000 dollari (tänastes hindades). Teadsin, et see on hoomamatu number, mis ärritaks meie niigi "tundlikke" huvirühmi, kellest paljud olid ka ise eelarve surve all. Samuti teadsin, et ei saa väita, et projekti keskmine väärtus olnuks sel ajal kuskil selle numbri lähedal.
Minu arvutus oli parimal juhul pealiskaudne
Olles mõned aastad varem töötanud kuluanalüüsi valdkonnas, teadsin, et minu tehtud arvutus oli parimal juhul pealiskaudne. Seega hakkasin julgustama meie 300 tütarorganisatsiooni siseauditi juhte tegema oma analüüse. Andsime üksikasjalikke juhiseid, kuidas saada täpsem hinnang nende projektide maksumusele. Põhimõtteliselt olid meie juhised järgmised:
- Määrata kindlaks osakonna aasta kogueelarve (koos üldkulude/kaudsete kuludega).
- Arvutada saadaolevate otseste auditeerimistundide arv (kasutasime valemit 1440 tundi täistööajaga siseaudiitori kohta). Siseauditi juhi ja administratiivtöötajate aega arvestati ainult ulatuses, milles nad otseselt projektides osalesid.
- Jagada täielikult koormatud tegevuskulud saadaolevate otseste auditeerimistundide koguarvuga, et saada ühe audititunni kulu.
- Korrutada ühe tunni auditi kulu koguprojekti tundide arvuga, et saada projekti ligikaudne maksumus. Sama metoodikat saab rakendada nende siseauditi üksuste puhul, kes tegelevad nõustamisprojektidega.
Teadsin, et paljude projektide maksumust oleks raske selgitada
Kulude arvutamise juhiste avaldamisel ütlesin siseauditi juhtidele naljatades, et nad peaksid oma projektide kulud välja arvutama ja siis tulemused kiiresti oma sahtlitesse peitma. Teadsin, et paljude projektide maksumust oleks raske selgitada.
Siseauditi juhid olid saadud tagasisidest šokeeritud
Tagasiside saadud tulemustele kiire ja kategooriline. Ja siseauditi juhid olid nendest arvutustest ja tulemustest sageli šokeeritud. Nad väitsid, et oleme andnud neile vale metoodika. Nad väitsid, et me ei peaks auditite maksumusse arvestama kaudseid kulusid või ebaproduktiivset aega nagu näiteks puhkused ja pühad. Lõpuks teadsid nad siiski, et need tulemused valgustasid ebamugavat tõde: paljud meie projektid ei olnud kulutust väärt!
30 aastat hiljem usun, et toona saadud õppetunnid on paljudele endiselt asjakohased. Tõsi on, et me siseaudiitoritena kritiseerime, ja õigustatult, oma organisatsioonide äriüksusi, kus protsessid on ebaefektiivsed ja kulukad. Ja kuigi usun kindlalt, et meie huvirühmad peaksid olema meie pakutava väärtuse lõplikud hindajad, ei tohi me unustada oma töö tulemuste tegelikku rahalist väärtust.
Paljud siseauditi tööd on seda hinda väärt
Selguse huvides - paljud siseauditi projektid on oma maksumust väärt. Auditid, mis toovad välja raiskamise ja ebaefektiivsuse, kulude ületamise, on ilmselgelt kasulikud. Sama kehtib auditite kohta, mis paljastavad pettusi või toovad esile seaduste või määruste rikkumisi, mis võivad kaasa tuua trahve, mainekahju või isegi hullemat.
Ma ei soovitaks kunagi, et auditit ei peaks läbi viima seal, kus riskid on märkimisväärsed või regulaatorid neid nõuavad. Siiski on oluline olla teadlik, siseauditi üksuse tegevuse tegelikku maksumust. See saab meid ainult tugevamaks muuta.
Richard Chambers, CIA, CFE, QIAL, CRMA, CGAP. Ta on Richard F. Chambers and Associates, LLC asutaja ja tegevjuht. Aastatel 2009–2021 oli ta The Institute of Internal Auditors (IIA) president ja tegevjuht. Chambersil on rohkem kui 40-aastane kogemus siseauditi kutsealal.