Jah tõesti, me ei saa teada, mida tegelikult öelda tahame enne, kui oleme oma mõtted ja sõnad paberile pannud. Nii tõdeb oma värskes blogi artiklis Mike Jacka.
Mike Jacka on töötanud siseaudiitorina ligi 30 aastat Farmers Insurance Groupis. Ta on auditi, nõustamis- ja koolitusteenuste ettevõtte (FPACTS) kaasasutaja ja loovjuht. Mike peab blogi, kus ta oma pikaaegsele siseaudiitori kogemusele tuginedes mõtestab tänaseid arenguid ja sündmusi läbi siseauditi kutseala prisma.
Olen siin auditi aruannete kirjutamise teemal arutades palju virtuaalset tinti maha valanud. Eelkõige olen kulutanud palju aega selle selgitamisele, et kui jõuame auditi aruande kirjutamise etappi, peaksime juba kõike teadma – nii seda, mida öelda tahame, kui ka kliendi vastuseid.
Siiski pean ma sellest seisukohast nüüd mõningal määral taganema. Trükisõna must-valge pole miski, mis toob asjad uude fookusesse. Oleme kõik üle elanud olukordi, kus oma kliendiga vesteldes oleme temaga täiesti ühel meelel, kuni ta näeb neid oma öeldud sõnu must-valgel trükituna.
Keele mitmetähenduslikkus teeb seda, et see, mida ma arvasin ütlevat, ei pruugi olla identne sellega, mida teie kuulsite mind ütlevat.
Ja must-valge auditi aruanne toob selle teema väga selgelt ja teravalt fookusesse.
Kuid tõsi on ka see, et vaatamata sellele, et me teame, mida kõike öelda tahame, ei ole auditi aruande koostamine lihtne - et paned selle teadmise kõik kirja ja liigud eluga edasi.
Oma mõtete must-valgelt kirja panemine võib ka meie kõige hägusemad ideed ootamatult teravalt fookusesse tuua. Aga see võib ka muuta neid mõtted, mida arvasime olevat meie enda kontrolli all. Võib juhtuda, et parimal juhul jäävad alles vaid pooliku mõtted.
See on osa põhjustest, miks auditi aruande koostamiseks elektrooniliste tööpaberite ja olemasolevate dokumentide üks-ühele kasutamine ei ole eriti edukas moodus, nagu oleme arvanud ja võiksime tahta.
See on algatuseks hea (nagu ka AI, kuid me ei lähe sinna praegu), kuid paraku ei anna see meile ei head ega isegi keskpärast auditi aruannet. Selle asemel tekib hoopis erinevate ideede, stiilide ja asjade arusaamatu rägastik.
Hoolimata sellest, et teame juba üsna täpselt, mida öelda tahame, aitab kirjutamisprotsess meil keskenduda sellele, mida oleme teinud, mida teeme ja mida on veel vaja teha.
Ja nii nagu meie klient jõuab trükisõnas väljendatud auditi aruannet lugedes uuele arusaamisele, saame ka meie neid sõnu ja mõtteid endast välja kirjutades sügavamaid teadmisi ja arusaamu. See ei pruugi muuta meie sõnumit (kui, siis vahel harva), kuid see võib anda meile vähemalt sügavama arusaamise sellest, mida tegelikult öelda tahame.
Farnham Streeti etenduses "Miks kirjutada?" märgib autor: “Kirjutamine on protsess, mille käigus saad aru, et sa ei saa aru, millest räägid. Oluline on, et kirjutamine on selline protsess, mis aitab teil sellest aru saada.
Oleks tore, kui auditi aruannet kirjutama hakates saaksime tegelikult aru kõigest, millest kirjutada tahame ja vaja on kirjutada.
Kuid alati on midagi enamat. Ja auditi aruande kirjutamine peaks olema selline oluline protsess, mille abil me selle välja mõtleme. Veelkord, see ei muuda tingimata sõnumit, kuid muudab teid sõnumi edastajana palju rohkem, kui olete selleks ette valmistatud.