Meie ühingu liikme Anna Kon artikkel "Going Green. A contradiction between weight and moisture data leads to fraud at a biomass plant" on avaldatud siseaudiitorite ülemaailmse katusorganisatsioon IIA - Institute of Internal Auditors veebilehel (“Fraud Findings” Feb 21, 2022).
Avaldame Anna artikli IIA nõusolekul ka eesti keeles.
Siseaudiitor tegi koostööd elektrijaama juhiga, et uurida energiaettevõtte rohelise energia programmis kahtlasi laborinäite. Kasutades andmeanalüüsi ja küsitledes tehase töötajaid, tegid nad kindlaks, et töötajad ei järginud proovivõtu protseduure. Viimased on aga vajalikud tagamaks, et müüjad tarnivad kvaliteetset biomassi.
Leedus elektrit ja soojust tarniv ettevõte Northern Energy PLC võttis kasutusele ambitsioonika süsinikdioksiidi heitkoguste vähendamise programmi. Programm hõlmab biomassist toodetava energia mahtude kasvatamist.
Biomass on segu metsa- ja puidujäätmetest. Biomassi põletades on süsinikuheite näitaja null ja see aitab kaasa programmi eesmärkide saavutamisele.
Biomass on kallim kui fossiilkütus, seega on oluline tagada, et müüjad pakuksid kvaliteetset biomassi. Niiskus on biomassi kvaliteedi määramisel oluline parameeter – madala niiskusega biomass toodab rohkem megavatt-tunde elektrit ja soojust.
Northern Energyl oli olnud mitmeid kulukaid kogemusi ebaausate biomassi müüjatega
Müüjad esitasid kvaliteetse biomassi müügidokumendid, kuid tegelikult tarnisid madala kvaliteediga toodet, mis oli märg, kõrge tuhasisaldusega ja sisaldas keelatud plasti- või metalliosakesi. Pärast neid juhtumeid võttis ettevõte kvaliteedikontrolli enda hoole alla ning ja rakendas oma mõlemas elektrijaamas biomassi kvaliteedikontrolli protsessi.
Müüjad tarnivad biomassi veoautoga. Ettevõte kehtestas kvaliteedikontrolli protseduurid, mille kohaselt peavad kütuse käitlemise asutuse töötajad võtma igalt saabuvalt veokilt kolm biomassi proovi. Vahetuse lõpus segatakse kõik samalt müüjalt tulnud proovid põhjalikult homogeenseks aineks. Sellest ainest loovad töötajad kaks proovi: üks saadetakse akrediteeritud laborisse ja teine salvestatakse ülevaatamiseks. Laboris tehakse kvaliteediteste ja määratakse niiskuse, tuha kohuse ja muud parameetrid. Ettevõte kasutab laboratoorsete tulemuste põhjal tarnitud biomassi kütteväärtust ja otsustab seejärel, kui palju müüjale maksta.
Northern Energy siseaudiitorid olid teadlikud biomassiga kaasnevatest riskidest
Seetõttu polnud üllatav, kui neile helistas ühe elektrijaama juht, kes teatas uurimist vajavast probleemist. Juhataja selgitas, et kütuse käitlemise spetsialist sai laborist andmed ja märkas mitut tarnekuupäeva, mis olid ebaharilikult madala niiskusprotsendiga. Tehas palus laboril katseid korrata, kasutades kontrollproove, kuid tulemus oli sama.
Asja määrati uurima üks auditirühma liige Claire Roos koos kütusetöötlemise tehase uue juhi Peeter Janesega.
Uurimise läbiviimiseks hankis Claire Roos laborist kõik saadaolevad andmed, müüja arved ja viimase nelja kuu tarnedokumentatsioonid. Lisaks anti Roosile juurdepääs biomassi hoidla hoovi jälgivatele valvekaamerate salvestistele.
Roos vaatas valvevideotest üle, millal kõrvalekaldeid avastati, et teha kindlaks, kas kehtestatud kvaliteedikontrolli protseduure viidi õigesti läbi. Ta hankis veoautode ja müüjate sissepääsupäevikud ja kaalumisandmed, et määrata nende sisenemisajad. Seega teadis ta täpset aega, mida ta vajas valvevideote ülevaatamiseks, et jälgida mahalaadimisprotsessi.
Claire Roos täheldas, et kütusekäitlusosakonna töötajad ei tulnud üheltki koormalt biomassi proove võtma.
Ta vaatas kogu vahetuse üle ja tegi kindlaks, et biomassi transportivad veokid saabusid, laadisid koorma maha ja lahkusid ilma, et neilt oleks proove võetud. Aeg-ajalt saabus buldooser, segas biomassi ja lükkas osa sellest söödakonveieritesse.
Kõne all olevatel kuupäevadel anti Roosi kinnitusel laborisse kotid, millel olid kirjas näidiste ja müüjate nimed. Ta küsitles autojuhti, kes väitis, et too korjas proovikotid alati samast kohast kütusekäitlusüksusest, kuid tal polnud aimugi, kuidas kotid sinna sattusid.
Claire Roos võrdles andmeanalüütika abil erinevaid müüjaid, nende veokeid, kuupäevi, tarnitud biomassi kaalu ja laboratoorselt kindlaks tehtud niiskusprotsente. Ta täheldas, et üks täislastis veok tarnis ühe päeva jooksul keskmiselt 22 tonni. Biomassi niiskusesisalduseks mõõdeti sel päeval 43%. Kuid järgmisel päeval tarnis sama veok keskmiselt 36 tonni biomassi tarne kohta, hoolimata sellest, et laboratoorselt kinnitatud niiskusprotsent oli 15%. Roos teadis, et niisket biomassi sisaldav veok peab kaaluma rohkem kui sama veok, mis veab kuiva biomassi. Tema analüüs näitas nö mustrit, kus tarnitud biomassi kaal ei olnud kooskõlas tarne niiskusesisaldusega.
Claire Roos soovitas Peeter Janesel küsida töötajatelt seletuskirjad. Eelnevalt lepiti kokku, milliseid küsimusi töötajatele esitada, keskendudes sellele, kas töötajad on protseduurinõuetest teadlikud ja miks nõutavaid proove ei võetud. Seletuskirjade läbivaatamisel selgus, et elektrijaama töödejuhataja määras iga päev töötajatele kohustused võtta proove. Töödejuhataja nentis aga, et tegelikult keegi proove ei võtnud, mille põhjuseks ta pidas suurenenud töökoormust.
Roos ja Janes käisid ettevõtte teises elektrijaamas, et teha kindlaks, kas seal tehakse kvaliteedikontrolle korrektselt või võltsivad töötajad samuti proove.
Uurimismeeskond tundis kergendust, kui selgus, et see tehas viis kvaliteedikontrolli protsessi läbi korrektselt: võeti proove ning töötajad teadsid oma tööülesandeid. Roos otsustas võrrelda hästi töötava elektrijaama andmeid uuritava elektrijaamaga. Võrdlusest selgus, et samal perioodil tarnisid samad müüjad mõlemasse tehasesse biomassi samade sõidukitega. Korrektse kvaliteedikontrolliga tehases oli biomassi keskmine niiskus ligikaudu 52%, samas kui uuritavas tehases oli biomassi keskmine niiskus vaid 26%.
Vaadeldava neljakuulise perioodi orienteeruvaks tekitatud kahjuks arvestas Claire Roos üle paarisaja tuhande euro.
Kui Peeter Janes kahju suurusest teada sai, palus ta Claire Roosil end kütusekäitlusüksuse töötajatega peetud teise vooru intervjuudes toetada. Vestlustel tunnistas osa töötajaid, et töödejuhataja andis neile korralduse mitte võtta saabunud koormatest proove, vaid võtta need hoopis siseruumides nurgas olevast biomassihunnikust. Töötajad märkisid ka, et see nõue ei kehtinud kõigi müüjate kohta.
Kõnealune töödejuhataja eitas kõiki süüdistusi ja väitis, et ei olnud oma töötajate tegevusest teadlik. Vaatamata kahtlustele ei leidnud edasised uurimised töödejuhataja ja küsitavate müüjate vahel otseseid seoseid. Ettevõte koondas töödejuhataja ja mitmed töötajad. Samuti vaatas elektrijaama juhtkond läbi personalivajadused, tagas töötajate piisavuse vahetustes ning viis läbi põhjaliku koolituse kvaliteedikontrolli nõuete kohta.
ÕPPETUNNID
Ärivaist ja koostöö juhtkonnaga võimaldavad kiiret ja tõhusat uurimist.
Audiitor oli kursis biomassiga seotud riskide ja protsessidega ning mõistis äri üksikasju. Elektrijaamade juhtkond soovis probleemi lahendada ja lõpetada kahjude tekkimise, mistõttu tegelesid nad uurimisega aktiivselt. Siseaudiitori asjatundlikkus ja juhi pühendumus tõid kaasa uurimise, mis viidi läbi kiiresti ja professionaalselt.
Andmete võrdlemine normi või mõne muu usaldusväärse ja võrreldava andmekogumiga võib kõnealustele andmetele täiendavat valgust tuua.
Mõnikord uurivad audiitorid ühte konkreetset populatsiooni või tehingute kogumit. Andmekogumi kõrvutamine teise võrreldava kogumiga võib aga tulemusi laiendada ja anda rohkem teavet. Northern Energys teadis Claire Roos, et kaalu ja niiskuse andmete vahel on vastuolu. Teise elektrijaama samalaadsete andmete uurimine aga kinnitas tema kahtlusi ja ta tegi kindlaks tekkinud kahju ulatuse.
Koolitus ja läbipaistvus on olulised organisatsiooni kõigil tasanditel.
Oluline pole mitte ainult personali juhendamine, vaid ka kontrollide tähtsuse ja tähenduse selgitamine töötajatele. Kütuse käitlemisega tegelevad töötajad teadsid, et peavad võtma proove ja saatma need laborisse, kuid nad ei mõistnud kunagi selle protsessi tähtsust. Nad ei kujutanud ette, et mujalt kogutud biomassist koosnevatele proovikottidele müüjate nimede kirjutamisega pannakse toime pettus. Samuti ei teadnud nad, et kuivema biomassi valimine põhjustas ettevõttele rahakaotust ja võimaldas ebaausal müüjal kasumit teenida. Kindlasti ei olnud töötajad mõelnud ka ettevõtte võimalikule mainekahjule, kellel oli müüjate ees kohustus viia läbi kvaliteedikontrolli.
Artikli tõlkis ja toimetas Mare Timian, ESAÜ liige ja kommunikatsioonijuht.
Artikli inglise keelne versioon on lugemiseks üleval IIA veebilehel, vaata SIIT.