Mike Jacka on siseaudiitorina töötanud ligi 30 aastat Farmers Insurance Groupis. Ta on auditi, nõustamis- ja koolitusteenuste ettevõtte (FPACTS) kaasasutaja ja loovjuht. Mike peab omanimelist ajaveebi, kus ta tuginedes oma pikaaegsele siseaudiitori kogemusele mõtestab tänaseid arenguid ja sündmusi läbi siseauditi kutseala prisma.
Istute oma laua taha, vaatate raske südamega oma arvutiekraani ning ohkate südamepõhjast teades, et olete taas sisenenud ärevasse maailma, et täita taas ühte väga rasket ülesannet - on aeg taas kirjutada.
Peate koostama memo või aruande, intervjuu küsimused, e-kirja või märgukirja või ajaveebi postituse või midagi muud...ja te olete tegelikult väsinud kirjutamast lõputult memosid, aruandeid, e-kirju, märkmeid jne selleks, et täita raamatukogusid.
Ma ei veena teid selles, et iga teie, minu või mõne muu inimese kirjutatud sõna on väärt üldse aega ja vaeva, mis kuluks paberi põletamiseks, millele see on salvestatud. Elame aga suhtlusmaailmas ja meil on suhtlemist eeldav elukutse. Ja meeldib see meile või mitte, aga sellise suhtluse peamine viis on kirjutatud sõna.
Mida on vaesel audiitoril siis veel teha? Jääb ehk veel laulmine rockn`roll bändis (aga enamikel on ka see rong juba läinud)
Kui seisate silmitsi tühja ekraaniga (ja mõnel juhul ka tühja meelega), peaks teie esimene küsimus olema "Kas see suhtlus on tõesti vajalik?", millele järgneb lühidalt küsimus nr 2: "Kas see on parim viis teabe edastamiseks?"
Me raiskame palju aega e-kirjadele, aruannete, memode jms kirjutamisele, teabe jagamisele, mis pole tegelikult nii olulised.
E-kiri, kirjalik aruanne, memo jne on tegelikult lihtsalt meie varuvõimalused, aga me teeme seda tegelikult ikkagi - me kirjutame mitte ei räägi. Ja isegi siis, kui miski ongi väärt suhtlemist, ei pruugi kirjutatud sõnade kasutamine olla parim lähenemisviis.
Kord kurtis üks audiitor, et klient ei vasta tema e-kirjadele. Mu ülemus vastas talle viisil, mis igavesti sööbis minu mällu: "Võtke see neetud telefon siis kätte!" (see ülemus ei kasutanud kunagi selliseid sõnu, mis rõhutas selle sõnumi erakordsust veelgi).
1. Õppetund: ärge kirjutage ainult selleks, et kirjutada
2. Õppetund: kirjutamine pole alati parim viis suhtlemiseks
Ja see viib selleni, mis võib tegelikult olla kõige olulisem küsimus. Oletame, et aruanne / memo / e-post / märkus / blogipostitus on midagi, mida on vaja kirjutada. On midagi, millest tasub suhelda ja parim lähenemine on kirjutatud sõna. See viib järgmise küsimuseni: kas lähenete kirjaliku suhtlemise ülesandele kui uuele sammule oma töös või proovite tõepoolest edastada kriitilist mõtet, kontseptsiooni või ideed - midagi, mida tuleb jagada kui projekti, osakonna või organisatsiooni edu võtit?
Siin räägib Tom Peters aruannetest: kunagi, iial, mitte kunagi ärge esitage aruannet, kui te pole sõna otseses mõttes meeleheitel oma arvamuse väljendamisega.
Aruanne, olles sinu ees laual, on kirjalik esitlus. Ei, sa ei räägi sõna otseses mõttes rahvahulga ees, kuid lugeja kuuleb sinu öeldut - ta kujutab seda ette. Ja kui olete otsustanud (või see on teie jaoks otsustatud; jah, ma tean, kuidas need asjad käivad), et kasutate kirjalikku suhtlust, siis peate leidma selle põhisõnumi, mida meeleheitlikult väljendada soovite. Te peate olema kirglik selles, mida soovite kindlasti väljendada.
Kas kirg on teie jaoks natuke liiga tugev sõna? Võib-olla tundub "meeleheide" teile pisut melodramaatiline? Aga.
Iga kord, kui kirjutate midagi ilma inimest enne päriselt kaasamata, raiskate uue võimaluse suhtlemiseks ja kontakti loomiseks.
Lubage mul üks lõplik muudatus, mis sobib meie olukorraga. Meie ülesanne on kirjutatud sõna jõul panna teid kuulma, tekitama tunnet, panna teid nägema ja panna teid tegutsema.
See ongi see mantra, mida igakordselt mõelda, kui siseaudiitorina kirjutame misiganes aruande, memo, e-kirja, märkuse jm sõnumi (Ja võib-olla isegi mantra juhusliku ajaveebi postituse jaoks).