Kes me oleme?
EE siseauditist rääkides tuleb alustada inimestest, kes on meie peamine väärtus ja olemus. Naiivne oleks seada esikohale meie kasutuses olevat auditi tarkvara (MKInsight) ja väita, et see ongi imede allikas. Et nupuvajutusega genereerub saatmiseks valmis auditi aruanne – genereerub tõepoolest, kuid, sellele tehnoloogiliselt edasijõudnud nupuvajutusele eelneb mitme nädala või kuude pikkune audiitori töö ja mõttetegevus.
EE siseaudiitorite tiimi kuuluvad pika töökogemustega tegijad, kes on selgeks teinud keerulised põlevkivi kaevandmise, ladustamise, rikastamise ja müügi protsessid ning omavad põhjalikku arusaama elektri, soojuse ja põlevkiviõli tootmisest ning metalli töötlusest.
Värsket pilku ja innovaatilisi mõtteid toovad meie ridadesse hiljuti liitunud siseaudiitorid, kelle varasemad töökogemused pärinevad eelkõige erasektorist. Artikli autor ehk mina liitusin EE siseauditiga peaaegu seitse aastat tagasi, mil jõudsin arusaamani, et militaar- ja paramilitaarkarjääriga enam jätkata ei soovi, et inglise keele filoloogia ahvatleb ainult harrastusena ning riigiteadlase akadeemiline kraad on aidanud kaasa silmaringi laiendamisele ja et on aeg teha seda, milleks puudub nii teoreetiline kui ka praktiline ettevalmistus ehk hakata siseaudiitoriks.
EE siseauditi üksuse inimesed paiknevad Tallinnas, Narvas ja Jõhvis. Töökeeltest on meil igapäevases kasutuses nii kõnes kui ka kirjas eesti, vene ja inglise keel.
Sertifitseeritud audiitorite hulk on meil muljetavaldav – kui võtta arvesse lisaks siseauditile ka riskijuhtimise osakonda ja riskijuhtimise ja siseauditi teenistuse juhti, siis kokku on tegemist 4 CIA-ga ja lisaks omab teenistuse juht ka CRMA sertifikaati. Siseauditi osakonna juhatajale on omistatud atesteeritud siseaudiitori kutse novembrist 2013 (CIA alates 2008).
Meie personalipoliitika
Kurt Reding toob välja edukate siseaudiitorite isikuomadusi ja need on lisaks eeldatavatele kõlbelisusele (integrity) ja eetilisusele – kirg, loomingulisus, uudishimu, initsiatiiv ja paindlikkus (Internal Auditing: Assurance and Advisory Services, edition 3). Hiljuti kuulatud Peeter Marveti ettekandest jäi meelde, et erinevaid maailma hädasid saab ühendada kolme „L“ kolmnurga abil. Nimetatud „L“- id on lollulus, laiskus ja lohakus.
Eelpool öelduga ongi meie personalipoliitika kirjeldatud – EE siseauditis saavad töötada ja töötavad inimesed kelle kirglikkus, initsiatiiv ja loomingulisus võimaldavad pidevalt kohaneda ja areneda kiiresti muutuvas ärikeskkonnas, et luua väärtust kontsernile.
Kolme „L“’ga seotuid riske juhime nii värbamisel kui ka igapäevase töö käigus ning regulaarse tagasiside abil. Ei ole kindel kumb on ohtlikum, kas rumal audiitor, kes ei ole võimeline ärist ja riskidest aru saama, või lohakas audiitor, kes jätab olulistele riskidele tähelepanu juhtimata ja keskendub pisiformaalsustele. Nii, nagu me ei soovi, et meie sõiduki rehve vahetaks lohakas autoremondilukksepp (sellega kaasnevad riskid on miskipärast kohe tajutavad), ei saa nõustuda ka pinnapealse ja hooletu kindlustandva teenuse osutajaga.
Kiire ja järjekindel otsustamine on eduka personalijuhtimise lahutamatu osa – venitamine ja otsustusvõimetus kahjustab mõlemaid osapooli. Tööandjal jäävad eesmärgid saavutamata ja auditi tööks mittesobiv isik piinleb (ehk igavleb) samuti. Kui MSN-is ja Skypes kõik tähtsad jutud ära räägitud, „nägude raamatus“ karmid meeldib/ei meeldi otsused tehtud, maailma uudistega ennast põhjalikult kurssi viidud, uus auto väljavaadatud ja imekombel selle kõige eest on ka palk punktuaalselt kontole laekunud – mida siin enam teha jääb?
Välishindamine - miks ja kuidas
Olles siis targad, ilusad ja peamiselt enesekindlad, otsustasime, et nüüd on õige aeg saada ka väljastpoolt kinnitust meie vooruste loetelule; veel enamgi kui audiitortegevuse seaduse sätete ja IIA standardi 1312 (Välishindamine) nõuded lausa hingavad selga.
Valisime meie hinnangul majanduslikult efektiivseima meetodi ehk viisime läbi sisemise enesehindamise ja seejärel kutsusime välishindaja meie enesehindamise tulemusi kas kinnitama või sootuks ümber lükkama. Siit ka mõned soovitused meie poolt:
- Põhjalik ettevalmistus, korraldatava dokumentatsiooni ajakohastamine ja uuendamine on kohustuslik samm enne enesehindamise alust – meie uuendasime ja viisime vastavusse siseauditi põhimääruse, ametijuhendid, siseauditi käsiraamatu ja selle lisad. See ei tähenda, et eelnevalt olid nimetatud sisekorrad käest ära lastud ja elasid oma elu, kuid teadvustamine, et varsti hakkavad neid samu dokumente üle lugema mitte tavakodanikud vaid hoopis siseaudiitorid ja välishindajad, mis kainestas märkimisväärselt;
- Keda valida enesehindajaks? – meil vedas, sest saime selle töö usaldada sertifitseeritud siseaudiitorile, kes liitus meie meeskonnaga mõni kuu varem ehk oli piisavalt sisse elanud, aga ei pidanud enda tehtud auditeid hindama. Olgem ausad, enda töös puuduste otsimine ja leidmine erilist naudingut ei too;
- Enesehindamise protsessi tuleb detailselt dokumenteerida – rakenduvad samad nõudmised, mis tavapärasele auditi tööle. Välishindaja peaks olema võimeline jõudma samadele järeldustele pikemalt kahtlemata;
- Välishindaja leidmiseks tuleb küsida hinnapakkumisi – koostasime lähteülesande ja küsisime hinnapakkumisi koos tegevuskava ja meeskonna tutvustamisega BIG4-st (neli suurimat audiitorfirmat). Välishindaja valikul oli ka piirang – see ei tohtinud olla kontserni välisaudiitor.
Välishindaja viis sisemise hindamise kinnitamise toiminguid läbi kolme nädala jooksul. Sõltumatu kinnitamine koosnes peamiselt enesehindamise toimingute ja tulemuste ülevaatusest ning pistelisest testimisest. Korraldati kohtumised enesehindamise läbiviijaga (panime neid lausa ühte kabinetti istuma), siseauditi osakonna juhi, juhatuse liikme ja auditikomitee esindajaga. Lisaks küsis välishindaja kirjalikult või telefonitsi asjakohast infot osakonna töötajatelt ja välisauditi esindajalt.
Et pikemalt pingeid üleval mitte hoida, ütlen uhkusega kohe ära, et välishindaja nõustus meie enesehindamise üldhinnanguga, mis määratleb, et EE siseauditi tegevus on üldises vastavuses standardite, eetikakoodeksi ja siseauditi definitsiooniga. Mis tähendab omakorda seda, et vastavalt IIA standardile 1330 hakkame aruannetesse lisama väljendit „läbiviidud kooskõlas standarditega.“
Välishindamisest saadud kasu ja õppetund:
- Mõjususe ja lisaväärtuse kasv – „Siseauditi kvaliteedi tagamise ja täiustamise programmi elluviimine tõstab siseauditi osakonna mõjusust, suurendab siseauditi poolt antavat lisaväärtust ning kindlustab üksuse täieliku vastavuse standarditele“ (Välishindaja aruandest);
- Reeglistiku lahtimõtestamine ja analüüs - enda sisereeglite ülevaatamine, põhimääruse ja standardite kordamine viis kirglike diskussioonideni alates sellest „aga kes sind ikkagi lahti laseb?“ lõpetades üksikute IIA standardite ja nende tõlgenduste lahkamisega;
- Pilk sissepoole ja arutelu – väljusime igapäevasest rutiinist, kohtusime, et arutada enesehindamise tulemusi osakonna siseselt, küsisime tagasisidet meie tööle Eesti Energia AS-i juhatuse liikmetelt ja EE auditikomiteelt (koondhinnanguks pälvisime 8/10). Aeg-ajalt iseendaga tegelemine on sama vajalik ja rahuldust pakkuv nagu kalal või juuksuris käimine;
- Asjatundjate tagasiside – igapäevase töö käigus tuleb sageli ette, et tuleb lahti rääkida auditi protsessi põhitõdesid, selgitada lahti, miks me ise seda kõike, mis me leidsime ise korda ei tee, tutvustada riskijuhtimise, valitsemise ja kontrollikeskkonna kontseptsioone ja palju muud. Kuid rääkida sellest, kuidas mõistan IIA standardi 2050 (Koordineerimine) olemust ja isegi kui kuidagi mõistan, kuidas ma selle ellu viin ja miks ma arvan, et meie tegevusplaanis on kajastatud kõige olulisemad infotehnoloogia riskid, mitte see, mis parasjagu ette juhtus – selliseid arutelusid sai pidada asjatundjatega, kelle käest saime nii häid mõtteid arenguks kui ka positiivset tagasisidet.
Kokkuvõtteks, loodan, et eeltoodud kirjeldus motiveerib ja innustab siseauditi üksuseid teadvustama inimkapitali väärtust, tegelema enesehindamisega ja läbima välishindamist (niikuinii väljapääsu pole). Küsimused ja vastuväited on alati teretulnud!